Hvordan kan vi hjelpe deg?

For at vi skal kunne gjennomføre kjøpet ditt kreves det at vi behandler opplysninger om deg. Hvis du ikke oppgir personopplysningene dine vil vi ikke kunne gjennomføre kjøpet ditt hos oss. Vi må også behandle opplysningene dine for å følge lovfestede eller andre krav, for eksempel bokføringslovens krav til å oppbevare opplysninger.

Formål: For å kunne håndtere kjøp online

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Fullbyrdelse av kjøpsavtale, rettslig forpliktelse samt interesseavveining

Behandlingen av disse personopplysninger er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser i samsvar med kjøpsavtalen. Hvis du ikke oppgir personopplysningene dine vil vi ikke kunne gjennomføre kjøpet ditt hos oss.

Vi behandler også disse personopplysningene hvis du velger å benytte deg av angreretten.. Å håndtere angreretten er nødvendig for at vi skal kunne handle i samsvar med forbrukerrettslig lovgivning og dermed følge en rettslig forpliktelse.

Vårt juridiske grunnlag for behandlingen med tanke på å kunne foreta oppgjør med eksterne parter følger av den berettigede interessen som vi har til å kunne betale for oss til den eksterne parten som har markedsført våre produkter.

Lagringstid: Opplysningene behandles fra og med at du har foretatt kjøpet og behandles siden tre (3) måneder etter. Behandlingen som gjelder betaling til våre eksterne partnere pågår 10 dager etter kjøpet.

Utover det som står over behandles personopplysningene dine også av betalingstjenestleverandøren Klarna for å gjennomføre betalingen din. Klarna er selvstendig dataansvarlig for behandling av personopplysningene dine og informerer deg separat om hvordan personopplysningene dine blir behandlet.

 

Formål: For å håndtere produktvurderinger, anmeldelser og produktspørsmål online

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Behandlingen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne kontakte deg med spørsmål om å foreta en vurdering eller karaktersette det eller de produktene som du har kjøpt. E-postadressen vil ikke bli publisert.

Lagringstid: Personopplysningene behandles i løpet av 90 dager etter publisering. 

For at vi skal kunne gjennomføre kjøpet ditt kreves det at vi behandler visse opplysninger om deg. Hvis du ikke oppgir opplysningene vil det ikke være mulig å gjennomføre bestillingen eller å reklamere på en eventuell vare.

Formål: For å kunne håndtere en bestilling i butikk og levere til utleveringssted

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen, det vil si for å kunne utføre og levere den bestillingen du gjør i butikken.

Lagringstid: Opplysningene behandles fra og med at du har foretatt kjøpet og behandles siden i tre (3) måneder etter.

 

Formål: For å kunne håndtere en bestilling i butikk og levere til butikk

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen, det vil si for å kunne utføre og levere den bestillingen du gjør i butikken.

Lagringstid: Behandlingen utføres i forbindelse med bestillingen din og slettes i butikken etter at du har hentet leveransen. Opplysningene behandles online fra og med at du har foretatt kjøpet og lagres siden i tre (3) måneder etter for å sikre at vi alltid følger forbrukerrettslig lovgivning.

 

Formål: For å håndtere tjenesten PO.P Repairs

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen, det vil si for å kunne kontakte deg når varene dine er reparert. Hvis du ikke oppgir disse opplysningene har du ikke mulighet til å benytte tjenesten.

Lagringstid: Behandlingen kommer til å foregå til at reparasjonen er ferdig og betalingen er gjennomført.

For å kunne opprette og oppfylle det som følger av ditt medlemskap i vår kundeklubb må vi behandle personopplysningene dine. Hvis du ikke oppgir personopplysningene dine til oss har vi ingen mulighet til å opprette eller administrere medlemskapet ditt. Hvis du ikke vil oppgi opplysningene kan du derfor ikke være medlem hos oss.

Ut fra din medlemsprofil kommer vi også til å markedsføre våre produkter overfor deg i dine digitale kanaler. Hvis du ikke vil ha markedsføring fra oss har du alltid rett til å takke nei til det. Les mer om dine rettigheter under

 

Formål: For å opprette og administrere ditt medlemskap og din medlemsider

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

 

Formål: For å administrere din bonus

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å kunne administrere din bonus i samsvar med medlemsvilkårene for å oppfylle vår avtale med deg.

Juridisk grunnlag for kortfritt medlemskap: Berettiget interesse

Vårt rettslige grunnlag for å behandle mobilnummeret ditt er vår berettigede interesse av å kunne identifisere deg som kunde samt å kunne tilby en hurtig og enkel medlemsregistrering for at du som kunde ikke skal miste poenggivende kjøp.

Lagringstid: Dine inntjente poeng lagres i 24 måneder eller til medlemskapet avsluttes.

 

Formål: For å vise aktuelle og tidligere kjøp

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å administrere dine medlemssider i samsvar med medlemsvilkårene for å oppfylle vår avtale med deg.

Lagringstid: Opplysningene behandles i 36 måneder fra det tidspunktet kjøpet ble foretatt.

 

Formål: For å håndtere og sende ut markedsføring

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg når du har valgt å melde deg inn i vår kundeklubb for å få tilpassede tilbud samt informasjon om nyheter, tilbud og rabatter. Vi informerer tydelig om dette i forbindelse med at du velger å bli medlem.

Lagringstid: Opplysningene blir behandlet fra du blir medlem og så lenge du er medlem (se tidsfrist over). Behandlingen opphører likevel hvis du protesterer mot markedsføringen.

 

Formål: For å tilby tilpasset kommunikasjon på grunnlag av ditt/dine barns alder

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Samtykke

Ditt samtykke må gis i og med at du frivillig oppgir ditt/dine barns fødselsnummer. Ingen andre opplysninger lagres om ditt/dine barn.

Lagringstid: Opplysningene behandles fram til at barnet er 13 år alternativt til du tilbakekaller samtykket

 

Formål: For å gjennomføre event

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen er nødvendig for å kunne levere de fordelene som følger av ditt medlemskap som å kunne delta i eventet.

Lagringstid: Behandligen foretas så lenge du er medlem i vår kundeklubb (se over tidsfrist).

 

Formål: For å sende ut kundetilfredshets- og markedsundersøkelser

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse

Vårt rettslige grunnlag for behandlingen er vår berettigede interesse i å kunne sende deg kundetilfredshets- og markedsundersøkelser.

Lagringstid: Opplysningene behandles under prosessen som kreves for å sende ut og administrere kundetilfredshets- og markedsundersøkelser til deg. Du kan velge å avvise framtidige utsendelser ved å angi dette i direct-mail utsendingen.

 

Formål: For å levere oppdatert informasjon til deg

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Behandlingen foretas for å levere oppdatert informasjon om våre medlemsvilkår til deg som er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg. Behandlingen for å levere informasjon om våre oppdaterte retningslinjer for personvern er nødvendige for å følge gjelende lover og regler for databeskyttelse.

Lagringstid: Opplysningene behandles så lenge diu er medlem hos oss (se tidsfrist over).

 

Formål: Informasjon om produktsikkerhet eller ved produktansvar

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Behandlingen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne kontakte deg for å sikre at du får informasjon om en produktfare etter at vi har oppdaget en slik, særlig i og med at vi selger produkter til barn.

Lagringstid: Opplysningene behandles så lenge diu er medlem hos oss (se tidsfrist over).

Vi behandler personopplysningene dine for å kommunisere med deg, f.eks. for å håndtere kundeservicesaker.

Vi behandler også personopplysningene dine for å tilby deg relevant markedsføring og tilbud gjennom digitale kanaler. Basert på kjøpsatferden din kan vi f.eks. presentere relevante kleskategorier og gi deg relevante tilbud og kampanjer som vi tror interesserer deg.

Vi mottar dine personopplysninger fra enheten din når du besøker oss. Våre partnere bruker informasjoner de allerede har gjennom din relasjon til dem, for å vise deg interessante tilbud fra oss i digitale kanaler.

For å samle inn personopplysninger for analyse og markedsføring som nedenfor, bruker vi informasjonskapsler. I vår informasjonstekst om informasjonskapsler forklarer vi nærmere hvordan dette foregår.

 

Formål: Levere tilpasset markedsføring i digitale kanaler

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Samtykke

Vi innhenter ditt samtykke for å gi deg som kunde og andre potensielle kunder tilpasset markedsføring som er relevant for deg basert på informasjonen vi har om deg, f.eks. basert på hva du har vist interesse for på nettsiden vår.

Lagringstid: Du kommer til å se markedsføring fra oss i 13 måneder etter ditt besøk på nettsiden vår. Våre digitale samarbeidspartnere kommer til å behandle dine personopplysninger som en selvstendig personopplysningsansvarlig. Hvordan de behandler personopplysningene dine, finner du i personvernerklæringene deres.

Profilering: Vi bruker automatiserte beslutninger, kjent som profilering, for å vise deg tilbudene som vi mener passer deg best og for å gi tilpasset markedsføring. Profilering foretas fordi vi ellers ikke ville ha vært i stand til å vise eller sende deg relevante tilbud og markedsføring. Uten denne profileringen ville du i stedet få tilbud som ikke er like relevante for deg. Du har rett til å innvende mot profilering Du kan lese mer om din rett til å protestere nedenfor der rettighetene dine forklares.

 

Formål: For å kunne håndtere og gjennomføre konkurranser

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av avtale

Vårt rettslige grunnlag er at behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne administrere din deltakelse i konkurransen, det vil si vår avtale om å delta i konkurransen.

Lagringstid: Personopplysningene dine lagres til konkurransen er avsluttet.

 

Formål: For å kunne administrere sosiale kanaler

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Behandlingen bygger på vår berettigede interesse i å kunne administrere sosiale medier og for å kunne sikre din interesse i å samhandle med oss.

Lagringstid: Personopplysningene blir liggende igjen på sosiale medier.

 

Formål: For å kunne markedsføre våre produkter i sosiale kanaler og på vår hjemmeside

Behandlinger som utføres:

Når du legger opp bilder med #polarnopyret på Instagram, ber vi i noen tilfeller om lov til å få poste (regramme) bildene i vår strøm på Instagram eller vise dem på vår hjemmeside. Vi gjør det for å vise kundenes egne bilder med våre plagg.

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Samtykke Vi ber alltid om ditt samtykke via www.polarnopyret.no/yespolarn.
 

Lagringstid: Personopplysningene blir liggende igjen på sosiale medier. Hvis vi ikke lenger viser bildet ditt på hjemmesiden vår kommer det ikke til å være hos oss lengre enn 60 dager. Bildet tas også bort om du tilbakekaller samtykket eller om noen rapporterer bildet ditt eller til at den varen eller de varene som vises på bildet på hjemmesiden ikke lenger selges hos oss. IP-adressen din behandler vi også i ikke-anonymisert form bare til at vi har lagret bildet ditt.

 

Formål: For å kunne håndtere kundeservicesaker

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse

Vårt rettslige grunnlag for behandlingen er vår berettigede interesse i å hjelpe deg med saken din samt for å opprettholde en høy grad av sikkerhet for våre ansatte.

Lagringstid: Opplysningene behandles i seks måneder fra det tidspunktet du tok kontakt med vår kundeservice. Eventuelt innspilte telefonsamtaler nehandles bare i den tiden som saken utredes.

Vi utfører omfattende analyser av kjøpsatferden på nettstedet vårt. For å samle inn personopplysninger for analyse som beskrevet nedenfor, bruker vi informasjonskapsler. I informasjonsteksten vår om informasjonskapsler forklarer vi nærmere hvordan dette gjøres.

Formål: For gjennom analyse å forbedre kundeopplevelsen på nettstedet

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Samtykke

Vi innhenter ditt samtykke til å analysere hvordan du bruker nettstedet vårt for å gi deg en bedre opplevelse. Du kan unngå Google Analytics ved å laste ned og installere dette nettleserprogrammet.

Lagringstid: Personopplysningene lagres i 13 måneder fra ditt besøk og blir anonymisert. Hvordan Google behandler dine personopplysninger kan du lese om i deres personvernregler.

For at du som kunde skal kjenne økt trygghet når du handler hos oss, så vel på våre ehandelsplasser som i våre butikker, så behandler vi bestemte personopplysninger. Vi gjør det også for å kunne oppfylle våre rettslige forpliktelser og håndtere krav, samt forhindre lovbrudd mot kundene, de ansatte og selskapet.

Formål: For å oppfylle våre rettslige forpliktelser

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse

Behandlingen er nødvendig for å følge obligatorisk lov, det vil si bokføringsloven og Hvitvaskingsloven. Denne innsamlingen av personopplysningene dine er påkrevd i lovs form. Hvis opplysningene ikke oppgis kan vår rettslige plikt ikke oppfylles og vi tvinges derfor til å nekte deg å kjøpe.

Lagringstid: Opplysningene behandles i 5-10 år i samsvar med bokføringsloven og Hvitvaskingsloven.

 

Formål: For å kunne håndtere reklamasjoner eller andre krav

Behandlinger som utføres:

Personopplysninger som blir behandlet:

Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse og interesseavveining

Behandling er nødvendig for at vi skal handle i samsvar med forbrukerlovgivningen. Vi har også en berettiget interesse i å kunne forsvare oss mot et eventuelt rettslig krav.

Lagringstid: Opplysningene behandles fra du fremmer ditt krav og behandles så lenge prosessen som gjelder kravet pågår.

 

Fra hvem samler vi inn personopplysninger om deg?

 

Hvem har tilgang til dine personopplsyninger?

Personopplysningene dine behandles først og fremst av oss i Polarn O. Pyret samt vårt morselskap RNB Retail and Brands AB (RNB). Vi deler opplysningene dine med RNB for at RNB hjelper oss med å håndtere IT-saker.

Vi deler også personopplysningene dine med våre eksterne IT-leverandører for at vi skal kunne håndtere våre forpliktelser overfor deg og drive vår virksomhet. RNB og våre ITleverandører behandler bare personopplysningene dine på oppdrag fra oss og har bare tilgang til opplysningene for å oppfylle sine plikter opp imot oss.

Utover dette deler vi personopplysningene dine med bestemte andre mottaker-kategorier for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg på en god og effektiv måte, eller for å markedsføre våre medlemskap, våre produkter og våre tjenester. Les mer om hvilke kategorier av mottakere vi deler personopplysningene dine med nedenfor. Hvis du ønsker med detaljert informasjon om hvem vi deler opplysningene dine er du velkommen til å ta kontakt med oss.

 

Når du handler online ­

- Med tanke på å håndtere kjøpet ditt kommer vi til å dele personopplysningene dine med den betalingstjeneleverandøren vi benytter for å håndtere betalingen; ­

- Ved betaling med faktura (kreditt) kan betalingstjenesteleverandøren foreta en predittvurdering; ­

- For å kunne levere varene din hjem til deg eller til en postombringertjeneste samt for å kunne håndtere eventuelle returer, kommer vi til å dele personopplsyningene dine med den transportøren du har valgt i kassen. Disse transportørene behandler personopplysningene dine enten som vår personopplysningsbehandler eller som uavhengig personopplysningsansvarlig.

 

Når du er medlem i Polarn O. Pyrets kundeklubb ­

- For å kunne kommunisere våre tilbud til deg via post, deler vi opplysningene dine med trykkerier og distributører som trykker og distribuerer for vår regning; ­

- For å kunne marekdsføre våre produkter og tjenester til deg i dine digitale kanaler deler vi personopplysningene dine med de digitale markedsførerne som leverer tjenestene for markedsføringen;

- For å kunne betale til de partnerne som har markedsført det eller de produktene sxom du senere har kjøpt.

 

Deler vi personopplysningene dine utenfor EU/EØS?

Polarn O. Pyret benytter seg av IT-leverandører som på oppdrag fra oss og i samsvar med våre instrukser behandler og dermed overfører personopplysningene dine utenfor EU/EØS. Når vi overfører personopplysningene dine utenfor EU/EØS gjøres dette kun om vi har støtte for overføringen i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR).

Når vi overfører opplysningene dine til land utenfor EU/EØS kommer vi til å sikre at det gjøres i samsvar med gjeldende lover og regler for beskyttelse av personopplysninger. Det innebærer at overføringen kan bygge på for eksempel EU-kommisjonens beslutninger eller standard avtaleklausuler.

Hvis du har spørsmål om hvordan vi deler personopplsyningene dine eller om du vil ha en kopi av de beskyttelsestiltakene som benyttes har vi sagt at du er velkommen til å kontakte oss.

 

Hvilke rettigheter har du til å påvirke hvordan vi behandler dine personopplysninger?

Du har bestemte rettigheter når det gjelder behandlingen av personopplysningene dine. Se under for en mer detaljert beskrivelse av rettighetene dine. For å utøve rettighetene dine er du velkommen til å kontakte oss via den kontaktinformasjonen som framgår i innledningen til disse retninglinjene for personvern.

 

Tilbakekalling av samtykke

Hvis du har samtykket til at vi kan behandle personopplysningene dine har du rett til når som helst å tilbakekalle hele eller deler av samtykket du har gitt. Tilbakekallingen av samtykket får likevel ingen effekt på vår behandling av personopplysningene dine i tiden før tilbakekallingen fant sted.

 

Rett til tilgang

Du har rett til å få en bekreftelse på om personopplysninger om deg behandles av oss samt tilgang til informasjon om hvordan personopplysningene, for eksempel formålene med behandlingen og hvilke kategorier av personopplysninger som behandlingen gjelder. Du har også rett til å få en kopi av de personopplysningene som behandles av oss. Du kommer til å få disse opplsyningene så snart som mulig og senest innen en måned. Avhengig av hvor komplisert forespørselen din er og antall innkomne forespørsler kan perioden forlenges med ytterligere to måneder ved behov. Hvis tiden forlenges kommer du til å få informasjon om det. Du fremmer et krav ved å kontakte oss via den kontaktinformasjonen som framgår i innledningen til disse retningslinjene for personvern.

 

Rett til rettelse

Du har også rett til, uten unødig opphold, å få feilaktige personopplysninger rettet, samt ved å levere informasjon, komplettere ufullstendige personopplsyninger. Du som har et medlemskap hos Polarn O. Pyret har også mulighet til selv å endre personopplysningene dine ved å logge deg inn på Mine Sider.

 

Rett til sletting (rett til å bli glemt)

Du har, under visse forutsetninger, rett til å kreve sletting av personopplysningene dine. Slike forutsetninger foreligger hvis:

- personopplysningene ikke lenger er nødvendige for de formålene de ble samlet inn eller blir behandlet for;

- hvis du tilbakekaller ditt samtykke som behandlingen bygger på og det ikke finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen;

- hvis du protesterer mot behandlingen og det ikke finnes berettigede grunner for å fortsette med behandlingen som veier tyngre enn dine berettigede grunner for ikke å fortsette;

- når personopplysningene blir behandlet på ulovlig måte; eller

- hvis personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig forpliktelse som Polarn O. Pyret omfattes av.

Polarn O. Pyret sletter personopplsyningene dine etter krav fra deg under forutsetniong av at Polarn O. Pyret ikke har plikt til å lagre personopplysningene i samsvar med gjeldende lover og regler.

Hvis du er medlem i kundeklubben vår kommer vi til å slette personopplysningene dine uten at du ber om det hvis du ikke har foretatt en klubbkjøp på 24 måneder.

 

Rett til begrensning av behandling

Du har, under visse forutsetninger, rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses. Slike forutsetninger foreligger hvis:

- du bestrider opplysningenes korrekthet (likevel bare i løpet av slik tid som gir oss mulighet til å kontrollere dette);

- hvis behandlingen er ulovlig og du motsetter deg at personopplysningene slettes samt i stedet krever en begrensning av bruken av opplysningene;

- du trenger personopplysningene for å gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav til tross for at vi ikke lenger trenger personopplysningene dine for vårt formål med behandlingen; eller

- hvis du ikke har protestert mot behandlingen og vi ikke har utført en kontroll om vår berettigede interesse i å behandle personopplysningene dine veier tyngre enn din berettigede grunn til å kreve begrensning av behandlingen av personopplysningene dine.

 

Rett til å protestere mot behandling

Du har rett til når som helst å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine som bygger på en interesseavveining. Dette gjelder likevel ikke om vi kan oppvise tvingende berettigede grunner for behandlingen som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter eller om det skjer for fastsetting, utøvelse eller forsvar av rettslige krav. Du har også rett til å protesetere mot at personopplysningene dine behandles for markedsføringsformål og profilering. Det innebærer at du har rett til å si nei til nyhetsbrev og andre markedsføring fra oss. Hvis du protesterer mot markedsføring, kommer ikke personopplysningene dine lenger til å bli behandlet for slike formål.

 

Rett til å fremme klage

Du har rett til å fremme klage til en kompetent tilsynsmyndighet (uten at det påvirker noen annen administrativ bevisprosdyre eller rettsmiddel). Slik klage fremmes med fordel til myndighetene i den medlemsstaten i EU/EØS der du har din bopel, der du arbeider eller der en overtredelse av gjeldende lover og regler for personvern påstås å ha forekommet. Kompetent tilsynsmyndighet i Norge er Datatilsynet, kompetent tilsynsmyndighet i Sverige er Datainspektionen.

 

Rett til dataportabilitet

Du har rett til, under bestemte forutsetninger, å få ut de personopplysngene som dreier seg om deg som du har oppgitt til oss i et strukturert, allment brukt og maskinlesbart format og vi har rett til å overføre disse til en annen dataansvarlig (dataportabilitet). Rett til dataportabilitet foreligger når:

- behandlingen bygger på ditt samtykke eller på en avtale; og

- behandlingen skjer automatisert.

Du har rett til overføring av personopplysningene direkte fra oss til en annen dataansvarlig når dette er teknisk mulig.

 

Hvordan har vi gjort vår intresseavveining når det lovlige grunnlaget er vår berettigede interesse?

For bestemte formål behandler Polarn O.Pyret personopplysningene dine med støtte i en interesseavveining som lovlig grunnlag for behandlingen. I interesseavveiningen har vi vurdert at vår berettigede interesse av å utføre behandlingen veier tyngre enn din interesse og dine grunnleggende rettigheter av ikke å få personopplsyningene dine behandlet. Hva som er vår berettigede interesse framgår i tabellene over. Hvis du vil vite mer om hvordan vi har foretatt denne vurderingen er du velkommen til å kontakte oss. Kontaktinformasjonen finner du i starten av disse retningslinjene for personvern.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Disse retninglinjene for personvern ble oppdatert av Polarn O. Pyret 2 desember 2020.

Polarn O. Pyret is committed to detect and prevent all kinds of irregularities that may seriously harm our business or employees. It is therefore important that such information is noted and investigated as early as possible. We have therefore implemented an internal whistleblower function as a complement to our normal internal reporting routines to allow for an anonymous reporting channel of suspected irregularities.

This information may be reviewed and amended by Polarn O. Pyret at any time.

What the whistleblower function is

Through the whistleblower function, reporting persons (e.g. employees) can report suspicious misconduct that has taken place in a work-related context and constitutes information that is of public interest that it is brought forward and acted upon or when the misconduct constitutes a violation of certain EU-law.

The whistleblower function is administered by PwC and PwC’s whistleblowing team is the first recipient of all the reports.

When to use the whistleblowing function

The function can be used if you suspect incidences of fraudulent conduct, corruption or other suspected malpractices. This can include incidents such as bribery, fraud, theft or other situations where someone gets a private gain or benefit because of his or her position or that a related party benefits in some way. Criminal violations, more serious misconduct and deviations from internal rules and guidelines that fall within the area of ​​irregularity must also be reported.

It should be noted that the whistleblower function is a complement to our normal internal reporting routines and not a substitute. Employees can always choose to report matters internally to managers or other superiors.

When not to use the whistleblowing function

The function is not suitable for reporting complaints and general views on leadership, work environment, business planning etc. It is also not suitable for reporting certain HR issues linked to individuals. If you feel uncomfortable or for other reasons do not want to talk to your manager or other superiors, you can turn directly to your HR function or any union representative.

Who can report?

You can report and receive protection if you in a work-related context have learned of or obtained information about misconduct, and are a reporting person, i.e., an employee, job seeker, volunteer, trainee, those hired by temporary work agencies or otherwise performing work under Polarn O. Pyret’s control and management, self-employed employee, part of Polarn O. Pyrets’s administrative, management or supervisory body, or an active shareholder in Polarn O. Pyret. The fact that you have ended your work-related relationship with Polarn O. Pyret, or that it has not yet begun, is not an obstacle to reporting misconduct under this policy.

How to file a report

It is important to make sure the information contained in the report you submit is as concrete as possible so that it can be processed and investigated in the appropriate manner.

A report can be submitted in writing via a web-based reporting system through a template that guides the reporting person using several questions with the purpose to clarify and specify the reported information. A report can also be submitted verbally in the web-based reporting system through a voice recording functionality. The reporting person can also book a physical meeting with PwC’s team through the web-based reporting system.

The reporting person can choose whether to disclose its identity or remain anonymous, and to report in local language. 

All reporting is made through this link: https://whistleblowersoftware.com/secure/966e4017-cb3d-4d8c-bceb-abd1bf6597ab

Please do not include sensitive personal information (or any personal data irrelevant for the case) about people mentioned in your report if it is not necessary to describe your case. Sensitive personal data is information about; ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, health, a person's sex life or sexual orientation, genetic data, and biometric data used to uniquely identify a person.

PwC will retain written reports and documentation of oral whistleblowing reporting as long as necessary, but no longer than two years after the follow-up case has been closed.

How reports are managed

Polarn O. Pyret has appointed designated persons (“Case Handlers”) to manage incoming reports in the internal whistleblowing function.

When a report has been received in the whistleblower function PwC’s whistleblowing team receives it and conducts an initial assessment. The report is then forwarded to Polarn O. Pyret’s Case Handlers who then decide how the case should be managed, for instance if it should be dismissed, if an internal investigation should be initiated or if there is a need for an investigation to be conducted by an external party.

Through the web-based system, PwC’s Whistleblowing team the Case Handlers communicate with the reporting person and provide confirmation in the system within seven days that the report has been received. Further feedback regarding the reported case, for instance if it is dismissed due to it not constituting a whistleblowing report or measures that have been taken such as the initiation of an investigation, will also be communicated to the reporting person through the web-based system within three months. The confirmation will be provided regardless of whether the reporting person has reported via the web form, by voice recording or at a physical meeting. 
A reporting person can follow-up a previously reported case via a unique login credential which is provided to the reported person in the whistleblower function when a case is reported. The login credentials enable the reporting person to communicate in the internal whistleblower function with PwC’s whistleblowing team and Polarn O. Pyret’s Case Handlers.

Upon receiving a report of concern, Polarn O. Pyret is responsible for conducting a thorough investigation within a reasonable timeframe. The company must also ensure that the whistleblower is protected and maintains a satisfactory work environment, taking necessary actions to prevent any form of retaliation.

Information reported through the whistleblower function is treated confidentially and in a manner which ensures a secure and effective case for those who chose to use the whistleblower function as well as individuals and third parties that may be regarded by whistleblower reports. To the extent permitted by law, and in keeping with the need to conduct a competent internal investigation, we will make every effort to maintain the confidentiality of the person reporting a whistleblowing concern. Similarly, the identity of the subject(s) of the investigation will be maintained in confidence with the same limitations.

External reporting channels

Irregularities can also be reported externally to supervisory or other public authorities.

An external reporting channel is a channel established by an authority for managing reporting on violations that are within the authority's area of responsibility, and which may include misconduct by any public or private entity. If you choose to report externally, you will receive the same level of protection as if you report internally. However, any follow up measures with regards to your report will in case of external reporting primarily be performed by the competent authority and not by Polarn O. Pyret or its appointed recipient.

You are always free to externally report potential violations of laws or regulations to the appropriate authorities. We then refer you to contact the relevant competent authority. An external reporting channel can, for example, be used if the reporting person does not believe that reporting to the internal whistleblowing function would be managed appropriately.

Sweden
On the following link, on the homepage of Swedish Work Environment Authority, you can find a list of external authorities for reporting certain types of whistleblowing concerns in Sweden: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

Finland
The following link on the homepage of the Finnish Chancellor of Justice introduces the process for external reporting in Finland and provides further guidance on how the reporting can be made. You can find the reporting page here: https://oikeuskansleri.fi/ilmoittajansuojelu

Norway
On the following link, on the homepage of the The Norwegian Labour Inspection Authority, you can find a list of external authorities for reporting concerns in Norway: https://www.arbeidstilsynet.no/tema/varsling/Slik-kan-du-varsle-om-kritikkverdige-forhold/

Protection against retaliation

Retaliation against any employee who reports issues of concern is strictly prohibited. This includes any negative actions, such as threats, harassment, discrimination, or adverse changes in employment conditions, taken as a result of the employee's decision to report. It is also prohibited to prevent the filing of the report.

If an employee presents information suggesting retaliation, the burden of proof lies with the employer to demonstrate that no such retaliation has occurred.

In Norway, employees are entitled to seek redress and compensation in the event of retaliation. Disputes concerning retaliation may be brought before the Norwegian Anti-Discrimination Tribunal (Nw; Likestillings- og diskrimineringnemnda), with the exception of dismissal cases.

Freedom of communication and freedom of procurement

In Sweden, the rights a person has under the Freedom of the Press Act (Sw. Tryckfrihetsförordningen) and the Fundamental Law on Freedom of Expression (Sw. Yttrandefrihetsgrundlagen) with regards to freedom of communication and freedom of procurement, are not limited by the Swedish Whistleblower law or this policy.

In Norway, an employee's right to freedom of expression, including the ability to voice criticisms internally within a company, is protected under Norwegian legislation. This encompasses raising issues through established whistleblowing procedures or other appropriate channels, reflecting the company's organizational structure. Such actions are underpinned by the fundamental principles of freedom of expression.

In cases where there are claims of restrictions on an individual's freedom of expression, the burden of proof lies with the party asserting such limitations. Additionally, employers are tasked with the responsibility of proving that any whistleblowing was not in accordance with these provisions.